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PARTICIPEZ AU FESTIVAL JAZZ AU PHARE 2019 – ÎLE DE RÉ

Jazz au Phare – île de Ré, c’est : 118 musiciens, 2 scènes, 46 concerts, et plus de 70 bénévoles qui insufflent une dynamique incontournable et contribuent au succès du Festival.

Vous êtes disponibles du 02 au 09 août 2019, vous aimez la musique et souhaitez vivre le Festival de l’intérieur ?
Rejoignez vite l’équipe des bénévoles !

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Pour le meilleur & pour le swing !​

NOTE D’INFORMATIONS DES BÉNÉVOLES JAZZ AU PHARE 2019

LE FESTIVAL

Sur l’ile de Ré et implanté sur le site du Phare des Baleines ; le festival fêtera sa 10ème édition cette année. Avec un succès grandissant, ce rendez-vous attire festivaliers et bénévoles à y revenir année après année tant pour la magie du lieu que pour la qualité et la diversité de sa programmation.

LES BÉNÉVOLES

En tant que bénévole, votre rôle est essentiel et indispensable. Vous faites le lien entre les festivaliers, les artistes, les partenaires, …
Par votre bon esprit, votre capacité à vous adapter et votre enthousiasme, vous insufflez une dynamique incontournable et contribuez au succès du festival.
Nous avons besoin de vos esprits passionnés et de vos corps énergisés pour réussir une fois encore ce challenge !
La sélection est faite sur les motivations, les disponibilités et les compétences de chacun pour participer à cet événement unique du 03 au 04 août 2019. Différents choix et types d’activités s’offrent à vous au sein de l’équipe du festival. Vous les trouverez détaillés ci-dessous.

Pour poster votre candidature, vous trouverez en haut de cette page un lien au document d’inscription que vous pourrez télécharger, remplir sur votre ordinateur et nous renvoyer électroniquement.
Le formulaire d’inscription accompagné de la convention d’engagement collective remplis et signés doivent impérativement nous être retournés avant le 30 juin 2019.

PLANNING GÉNÉRAL

planning bénévoles 2019

HÉBERGEMENT/RESTAURATION – du 1 au 8 Aout Inclus

Hébergement : Un emplacement gratuit peut vous être réservé au camping Tohapi de la côte sauvage, à 30min à pied, 7 min en vélo, 5 min en voiture du Phare des baleines, à indiquer dans le formulaire d’inscription.
INDISPENSABLE ! Prévoir tente & matériel de camping.

Restauration : L’intégralité des repas est assurée du jeudi 1er août soir au jeudi 8 août soir par l’association et son équipe de bénévoles`

LES ÉQUIPES

La notion de plaisir et l’esprit d’équipe sont primordiaux au bon fonctionnement de l’action bénévole.

Au sein de chaque équipe, constituée en fonction des besoins du festival, sera désigné un bénévole « Référent ».
En charge de centraliser les informations relatives aux missions de son équipe, et en lien direct avec les membres de l’organisation, le bénévole référent est votre premier appui en cas de questionnement ou de situation problématique.
Arrivé un jour avant pour vous accueillir, il veillera au bon déroulement des plannings et de l’organisation interne, à la bonne coordination et répartition des tâches au sein de son équipe.
Nous ferons au mieux pour que le rythme et les envies de chacun soient pris en compte.
Le bénévolat comporte bien évidemment des avantages : des créneaux libres vous permettront de profiter de la plage, des concerts, sous le soleil et sous les étoiles…

POUR LES PERSONNES DISPONIBLES À PARTIR DU VENDREDI 2 AOÛT AU MATIN
(Arrivée prévue le jeudi 1er août pour les bénévoles logés au camping)

jazz au phare nuit
Jazz au Phare

Équipe CUISINE – 6 personnes

PROFIL RECHERCHÉ

  • Autonome, réactif & sociable
  • Sens de l’organisation

VOTRE MISSION – en coordination avec votre Référent

  • Aide aux préparatifs culinaires et à la gestion des repas servis sur le site du catering.
  • Gestion et responsabilité de l’Espace Catering dédié aux bénévoles, journalistes, et à des artistes.

EQUIPE LOGISTIQUE – 8 personnes

Jeudi 1er, Vendredi 2, Samedi 3, Mercredi 7 au soir, Jeudi 8 août 2019

PROFIL RECHERCHÉ 

  • Responsable, autonome & réactif
  • Sens de l’organisation et sens pratique
  • Endurant et dynamique ( Attention, activité physique)

VOTRE MISSION

Jeudi 1er août :

  • Mise en place de l’espace catering dédié à l’équipe et aux bénévoles.
  • Aide à l’implantation et installation des infrastructures mobiles
  • Préparation de la soirée d’accueil.

Vendredi 2 et Samedi 3 août : MONTAGE

Mercredi 7 et Jeudi 8 août : DÉMONTAGE

  • Venir en aide à toutes les équipes nécessitant du renfort pour le montage de structures(tivolis, parasols, balisage, montage éléments de décoration) et pour la prise en charge de matériel lourd ( frigos, tables, caisses….)
  • Gestion de matériel technique (éclairage supplémentaires, rallonges, multiprises,…)
  • Gestion de l’espace de stockage du festival.

Équipe RUNNERS – 10 personnes

( + de 21 ans)

PROFIL RECHERCHÉ 

  • Autonome, responsable, réactif, sociable et souriant
  • Bonne aisance relationnelle et facilité d’adaptation
  • Expérience appréciée dans l’accueil et la gestion d’artistes
  • Très bonne maitrise de la conduite – Obtention du permis B depuis + de 3 ans
  • Maitrise de la langue anglaise souhaitée
  • Bonne présentation

VOTRE MISSION

  • En charge d’accueillir, d’accompagner et de véhiculer les musiciens durant l’intégralité de leur séjour avec des véhicules de prêt (berlines et navettes 9 places) : suivi des feuilles de route des artistes et responsabilité des véhicules.

LOGES – 6 personnes

PROFIL RECHERCHÉ 

  • Responsable, réactif, aimable et souriant
  • Bonne présentation
  • Expérience souhaitée dans l’accueil
  • Bonne maitrise de la langue anglaise souhaitée

VOTRE MISSION

  • Accueil et encadrement des artistes dès leur arrivée sur le site du Phare
  • Gestion et responsabilité des loges : organisation, mise en place, gestion des loges et du buffet uniquement réservé aux artistes et à leur entourage

BILLETERIE / GOODIE – 10 personnes

PROFIL RECHERCHÉ

  • Bonne présentation, responsable, autonome, sociable et souriant.
  • Bonne aisance relationnelle et facilités d’adaptation.
  • Expérience souhaitée dans la vente.
  • Vos connaissances dans l’univers musical et votre curiosité sont des atouts appréciés.

VOTRE MISSION

  • Accueil et information du public.
  • Vente des billets de concerts.
  • Gestion de l’espace de vente des goodies (tee-shirts, posters, etc.)

Équipe BARS – 12 personnes

( + de 18 ans)

PROFIL RECHERCHÉ 

  • Autonome, responsable, réactif & sociable
  • Sens de l’organisation et sens pratique
  • Bonne présentation
  • Endurant et dynamique (Attention, activité physique)
  • Expérience requise au bar et/ou en restauration
  • Sobre

VOTRE MISSION

  • Gestion et responsabilités des bars (X3) : montage/démontage des structures et appareils.
  • Gestion des stocks, mise en place, décoration et nettoyage des espaces, service aux bars.
  • Gestion et responsabilité des caisses

Équipe GESTION DU PUBLIC (8) et des PARTENAIRES (4) – 12 personnes

PROFIL RECHERCHÉ 

  • Bonne présentation, responsable, dynamique et souriant
  • Bonne aisance relationnelle et facilités d’adaptation
  • Expérience souhaitée dans l’accueil et la gestion de public ( VIP, presse et/ou grand public)
  • Vos connaissances dans l’univers musical et votre curiosité sont appréciées.

VOTRE MISSION

  • Gestion du grand public et des partenaires : Accueil, placement & informations
  • Gestion et surveillance du site : son entretien, ses accès
  • Gestion et responsabilité de l’espace dédié aux partenaires de Jazz au Phare
  • Mise en place de chaises, signalétique, etc. sur le site du phare

Equipe COMMUNICATION – 4 personnes

PROFIL RECHERCHÉ 

  • Bonne présentation, fiable, autonome, dynamique, organisé, au contact facile

VOTRE MISSION

Du 20 juillet au 3 août  :

  • Promotion de l’événement dans les villages de l’ile de Ré : Affichage & dépôts de flyers chez les commerçants, dans les espaces publics et privés (office du tourisme, mairies, tabacs, presse, bars, hôtels, camping…)
  • Préparation de la soirée d’accueil.

Les matins du dimanche 4 au mercredi 7 août :

  • Distribution de flyers sur les places des marchés animées par le jazz band :  Les allumés du Phare

LES REGLES DE VIE A JAZZ AU PHARE – REGLEMENT INTERIEUR

Les bénévoles sont les premiers à porter les valeurs de respect essentielles au bon déroulement du Festival.
Sans eux, ces jours de fête ne seraient pas possibles. Pour cela, des règles sont évidemment à observer :

Les règles de sécurité

Il est nécessaire, pour chacun des bénévoles, de prendre en compte toutes les mesures de sécurité en vigueur, à la fois pour lui-même et pour les festivaliers accueillis : Le respect du code de la route, l’application des consignes de sécurité au camping, mais aussi sur chaque pôle et sur l’ensemble du site : ne pas fumer dans les lieux clos, ne pas faire de feu de camp sur la plage, et respecter les règles d’hygiène élémentaires.
Chacun doit respecter l’obligation du port de pass (remis lors de votre arrivée) pour circuler sur le site et franchir les accès aux différents lieux. L’introduction de personnes non munies d’un pass, même s’il s’agit de personnes proches, est interdite, afin d’éviter toutes sources de problèmes au niveau de la sécurisation du site.

Le respect de l’environnement

Jazz au Phare s’engage à poursuivre une dynamique écoresponsable. Que ce soit au camping comme sur le site du Phare, chaque bénévole se doit d’œuvrer dans cette direction par des gestes simples et des actions concrètes, comme ne pas jeter ses mégots par terre, ramasser les déchets sur son chemin, participer au tri sélectif, inviter gentiment les festivaliers à utiliser les poubelles, et les sensibiliser d’une manière générale à la question du respect de l’environnement. De même, chaque équipe bénévole doit veiller au maintien et à la propreté du lieu dont elle a la charge.
Tous les soirs après le concert, le nettoyage du site sera effectué, les poubelles ramassées et vidées, le site devra être remis en état pour les visiteurs du Phare.

Le respect du matériel et des biens confiés

Chaque bénévole s’engage à utiliser avec soin le matériel et les biens qui lui sont confiés (véhicule, outillage, machines, appareils divers), à les tenir propres et à informer son/ses responsable(s) en cas de perte ou de détérioration.

L’attitude et le comportement

Afin de permettre à tous, festivaliers comme organisateurs, artistes et partenaires, de garder un souvenir agréable et une image positive du festival, chacun s’engage à montrer le meilleur de soi-même : sourire, convivialité, écoute, attitudes adaptées et respectueuses. Votre bienveillance et votre énergie sont garantes de la réussite du festival.
Chacun s’engage donc à être responsable de son comportement et maître de soi dans toutes les missions qui lui sont confiées. Il s’agit de rester raisonnable par rapport à la consommation d’alcool pouvant entraîner des comportements inappropriés.
Dans le cadre du festival, la consommation de cannabis et autres substances illicites sont formellement interdites sur tous les lieux associés : site du phare, camping et parkings. Le non-respect de ces règles entraînera une exclusion immédiate et définitive du festival.

Le principe de solidarité

L’aventure humaine d’un festival est pleine de surprises mais aussi très éprouvante ! Si chaque bénévole s’investit au sein de son pôle, il est important également de prendre en compte la vue d’ensemble de l’événement et d’agir dans un esprit solidaire et collectif : communiquer, faire connaissance, s’entraider, être attentif à soi et aux autres, savoir entendre les difficultés et limites de chacun, mais aussi pouvoir exprimer les siennes (fatigue, besoin d’une pause, etc.). À l’impossible, nul n’est tenu !

La convention avec Patrimoine Océan (site du Phare des Baleines)

Le site du Phare des Baleines (sur lequel se déroule notre festival) reste ouvert au public, tous les jours, de 09h à 19h30. Une convention, conjointement signée avec l’équipe dirigeante (Patrimoine Océan), établie avec précision le plan d’implantation ainsi que les règles et consignes d’installation et de sécurité : délais, stockage, etc. Il est important pour les deux parties, que nos équipes (équipe du Phare et équipe du Festival) œuvrent dans la conscience et le respect du travail de l’autre, afin d’entretenir une bonne cohabitation.

Phare des baleines - Ile de Ré
bénévole jazz au phare